# 8 Ist Schäfer Shop "Fit 4 Future"?

00:00:06: Hallo liebe

00:00:07: Carmen!

00:00:08: Hallo liebe Sarah.

00:00:10: Naja, in deinem Hitzekabuff da oben?

00:00:13: Ja also noch ist es auszuhalten einigermaßen Ja, aber ich merke jetzt ja es ist kurz vor elf.

00:00:19: Es steigt schon an die Temperatur.

00:00:22: Man muss der Feierabend schneller nähern heute!

00:00:25: Ich nehme mir heute Hitze frei ab viertel nach elf.

00:00:30: Aber bei euch ist ja auch immer warm oder?

00:00:33: Meine Garmin Uhr hat gestern angezeigt du hast dich zu twenty-fünf Prozent an die Hitze angepasst bei deinem Training.

00:00:40: Ich dachte, es ist ja interessant, dass meine Uhr das so empfindet.

00:00:44: Ja, hast du das auch so empfunden?

00:00:46: Nein!

00:00:47: Du haben nur ein Prozent?

00:00:49: Ne, ich habe also negativ.

00:00:53: Beklagen uns nicht.

00:00:54: in einem halben Jahr ist wieder dunkel, düster und kalt.

00:00:57: Die Tage werden jetzt schon wieder kürzer.

00:01:00: Also nicht jammern.

00:01:02: Genau.

00:01:02: Kamen, wir haben heute ein Gast dabei, stimmt's?

00:01:05: Richtig!

00:01:06: Genau und wir freuen uns sehr Stefan dass du uns heute joinst und ich bereit erklärt hast bei uns hier beim Podcast mitzumachen.

00:01:14: Stefan und ich waren quasi die letzten eineinhalb Jahre Kollegen kann man sagen

00:01:21: weil

00:01:21: wir gemeinsam auf einem Projekt gearbeitet haben bei Schäfer Shop und haben dort zusammen das Projekt Fit for Future gemacht.

00:01:28: Und wir haben das jetzt vor kurzem abgeschlossen.

00:01:30: und dann hatte ich den Liebensteller gefragt, ob er vielleicht Lust hätte bei uns mal beim Podcast mitzumachen.

00:01:35: Um mal so ein bisschen zu berichten was seine Erfahrungen waren und wie er das Projekt so erlebt hat?

00:01:42: Ja!

00:01:42: Das ist ja super, hatten wir uns auch vorgenommen, dass wir immer wieder aus unserem echten Praxisleben berichten.

00:01:50: aber noch besser geht es natürlich wenn jemand von unseren Projekten dabei ist.

00:01:55: Wir können viel erzählen, wenn der Tag lang ist.

00:01:57: Ja, genau.

00:01:58: Ja super!

00:01:58: Ich freu mich.

00:01:59: Stefan magst du mal kurz sagen wer du bist und was du so machst?

00:02:03: Ja gerne also erst einmal Sarah kam.

00:02:05: vielen Dank für die Einladung.

00:02:07: freue mich dabei zu sein bei eurem Podcast schon ein paar Mal gehört.

00:02:11: jetzt bin ich tatsächlich live dabei.

00:02:13: Yes

00:02:13: Ich bin Stefan, ich arbeite als PMO bei Schäfer Shop und ich bin hier verantwortlich für der strategische Projektmanagement.

00:02:20: Und du hast es eben schon gesagt wir haben eineinhalb Jahre als Kollegen im Projekt Fit for Future gearbeitet.

00:02:26: das Projekt durfte ich auch von Anfang an begleiten zuerst als Core-Team Mitglied.

00:02:31: Was ist das da?

00:02:32: Ich glaube, wir werden später noch darüber sprechen und dann ab Sommer letzten Jahres tatsächlich auch als PMO für dieses komplette Transmissionsprogramm.

00:02:40: Und deswegen freut mich heute euch ein bisschen darüber zu erzählen und Rede und Antwort zu stehen was denn so die letzten eineinhalb Jahre bei uns passiert ist.

00:02:47: Sehr cool!

00:02:47: Dann wäre jetzt meine erste Frage wahrscheinlich auch die uns hören Fit for Future...was ist denn das überhaupt?

00:02:54: Fit For Future ist ein Programm gewesen also Tatsächlich gewesen, weil zum dreißigsten Sechsten hat das offiziell bei uns geendet.

00:03:01: Wo wir uns damit beschäftigt haben wie wir in Zukunft erfolgreich arbeiten wollen bzw was wir tun müssen um uns in der Organisation so effizient aufzustellen um in Zukunft tatsächlich auch am Markt erfolgreich bestehen zu können.

00:03:15: also Wir sind ein Familienunternehmen jetzt seit einundfünfzig Jahren am Markt Letztes Jahr fünftigjähriges Jubiläum gefeiert.

00:03:23: Wir sind im Bereich Büroausstattung aktiv, das heißt wir schaffen immer positive Arbeitsunfälle und wir sind ein Ort bei dem unsere Kunden alles bekommen was man für die Arbeit so braucht vom Höhenverstellbaren Schreibtisch bis hin zum Fußballfeld großen hochriger Lager.

00:03:37: Und wie ihr euch vorstellen könnt hat sich das Marktunfeld seit Corona doch deutlich verändert.

00:03:43: Also mit Corona hatten wir erst mal dieses ganze Thema Homeoffice, dann nach Corona war es so.

00:03:48: jetzt ist Remote Arbeit das neue wie wir arbeiten müssen.

00:03:52: Dann kam plötzlich hybrides Arbeiten und Back to Office.

00:03:55: also auf der einen Seite haben sich die Anforderungen unserer Kunden an uns verändert und gleichzeitig kann man natürlich hier auch im Dachraum ein etwas verändertes und auch anstrengendes Marktumfeld.

00:04:05: Das heißt, wir mussten überlegen wie können wir denn Zukunftsprozesse zukunftsfähig gestalten?

00:04:10: Und dazu haben wir das Programm ins Leben gerufen um uns wirklich alle Hauptprozeste aller Wertschöpfungsbereiche im Unternehmen einmal anzuschauen und dann auch tatsächlich mit dem Ziel, dreißig Prozent effizienter zu werden für die Zukunft, anzuschauern welche Projekte können wir daraus ableiten und wie müssen wir Prozesse neu gestalten?

00:04:28: Klingt nach einem gar nicht mal so kleinen Projekt, aber hier sagt das

00:04:35: ja.

00:04:35: Wir haben mit gestartet dass wir uns erstmal angeschaut haben okay wie wollen wir denn in Zukunft zusammenarbeiten?

00:04:43: also erst einmal ein Zielbild quasi generiert haben dann geschaut Was leisten denn die Prozesse heute schon und wo sehen wir da Potenziale für die Zukunft?

00:04:53: Haben dann, wie Stefan gesagt hat, da eben Projekte von abgeleitet.

00:04:57: Und der große Part war tatsächlich, die Dinge ins Leben zu bringen und umzusetzen in den Projekten.

00:05:06: Deswegen hat das jetzt auch gute eineinhalb Jahre gedauert.

00:05:09: Fit for Future an sich ist beendet, weil es ist ja ein Projekt und wir wissen ja.

00:05:13: Ein Projekt hat einen Anfang und auch eine Ende.

00:05:15: natürlich wird das halt in der Organisation muss jetzt weiter verankert werden und weiterhin dort gelebt werden.

00:05:22: Und noch eine Frage also ihr habt eben die Organisation durch ein Fitnessprogramm gezogen für die Zukunft um, wendiger zu werden oder auf was weiß ich?

00:05:34: Wir wollen es alle nicht hoffen.

00:05:35: Aber in der nächsten Pandemie besser reagieren zu können weil ihr gemerkt habt oh Gott!

00:05:39: Fünfzig Jahre bedeutet aber auch Traditionen und starre Prozesse.

00:05:43: oder was war das?

00:05:44: Fitnessprogrammen als Ziel sozusagen.

00:05:47: Das Hauptziel war tatsächlich, also wir hatten dieses dreißig Prozent Ziel.

00:05:51: Das war das harte Ziel.

00:05:52: Also wo wir gesagt haben, wir müssen irgendwie Prozesse neu modellieren so dass wir zum Sommer diesen Jahres das Fundament dafür geschafft haben in Zukunft dreißzig prozent effizienter arbeiten zu können.

00:06:03: So sind wir gestartet aber dazwischen ist noch sehr viel anderes passiert.

00:06:08: Also wir haben das Ziel nie aus den Augen verloren, aber es ging dann tatsächlich noch einen Schritt weiter.

00:06:12: Weil nicht nur im Markt hat sich auch technologisch sehr viel getan.

00:06:16: die letzten zwölf Monate und Kamen hat eben schon gesagt ja Die Hauptphase war eigentlich die Projekt Umsetzung.

00:06:23: Aber und das darf man nämlich unterschätzen Wir haben uns sechs Monate Zeit genommen für die Vorbereitung der Umsetzungsphase.

00:06:31: Wenn du dich erinnerst kamen, wie wir KI am Anfang genutzt haben und wie wir die ersten Gehversuche hatten.

00:06:38: Bis dann tatsächlich der Sommer kam und wir auch in die Projekte gestartet sind und plötzlich ganz andere Möglichkeiten hatten.

00:06:44: Wir haben da potenziale entdeckt, die wir am Anfang noch gar nicht kannten Und die wir dann in dieser Projektumsetzung mit einweben konnten.

00:06:52: Man konnte sich das ja auch noch gar nicht vorstellen.

00:06:54: Wir haben damals mit so Narrativen gearbeitet und haben gesagt, wie stellen wir uns die attraktive Zukunft vor?

00:07:01: Und welche Rolle spielt KI darin?

00:07:04: Aber das übersteigt wirklich die Vorstellungskraft.

00:07:07: Als wir im Januar letzten Jahres gestartet sind, konnte man sich das überhaupt noch nicht ausmalen.

00:07:13: Null!

00:07:13: Ich habe letzte Woche mit einem Kollegen darüber gesprochen der auch bei den ersten Workshops dabei war Und wir haben hier intern im Prinzip einen neuen Prozess, der ist voll automatisiert mit Load Code zum Leben gebracht und er hat auch gesagt es eigentlich so krass.

00:07:28: Also wir hatten im Rahmen dieser sechs Monate einen sogenannten Zukunfts Workshop wo wir dann uns wirklich zwei Tage Zeit genommen haben und überlegt haben wie wird denn die Arbeit in fünf Jahren aussehen?

00:07:38: Also wirklich mal grüne Wiese.

00:07:40: Wir haben uns angeschaut was sind die Zukunftstrenden die es gerade gibt welche technologischen Möglichkeiten haben wir möglicherweise in fünf jahren?

00:07:47: Und wir haben uns darüber unterhalten, das was letztes Jahr wo wir dachten hey da sind wir vielleicht in fünf Jahren.

00:07:52: Vieles von dem ist heute schon möglich

00:07:54: und vieles

00:07:55: können wir heute schon einsetzen.

00:07:57: Das ist wirklich Wahnsinn!

00:07:59: Ja man muss aber natürlich auch dazu sagen dass ihr ein sehr affines Unternehmen dafür seid.

00:08:05: also ihr seid halt was KI angeht wirklich echt schon sehr weit vorne also zumindest auf was wir sonst so am Markt erleben Besonders, wie ihr mit dem Thema umgeht und die habt da ja auch wirklich viele Freiheiten.

00:08:19: Auch vom Management aus.

00:08:20: das Design probiert einfach mal.

00:08:22: Genau also wenn ich mit Projektmanagern oder auch PMOs von anderen Unternehmen spreche merke ich genau dass.

00:08:29: und das große Thema ist hier immer Datenschutz.

00:08:32: welche Tools dürfen wir einsetzen was ist wirklich sicher?

00:08:35: Und wir haben mir wirklich das Mindset auch zum Beispiel bei unserem Datenschützer Der uns schon klar sagt okay das geht jetzt bitte nicht, aber der uns auch Möglichkeiten aufzeigt wie es geht.

00:08:45: Also der nicht einfach pauschal nein sagt ist so unsicher sondern immer versucht ein Weg zu finden wie wir es trotzdem machen können vielleicht in abgewanderter Form und das zieht sich halt durch und das führt halt auch dazu dass wir viele Sachen hier machen können oder machen dürfen die vielleicht den anderen Unternehmen nicht möglich sind.

00:09:03: Dadurch, dass ja sehr viel Schulungen auch zum Thema KIG angeboten wird und nicht nur theoretische Schulung sondern ich tatsächlich einen Workshop gehen kann.

00:09:10: An meinem Prozessarbeiter, an meinen Projektarbeiter und später vielleicht mit einer kleinen KI-Lösung oder mit einem Tool rausgehe haben wir natürlich ein relativ hohen Nutzungsgrad in der Belegschaft.

00:09:21: Würdest du sagen, also ich versuche mir das gerade vorzustellen wie sich das wohl gezeigt hat dann tatsächlich in der Organisation.

00:09:27: Du hast gesagt zum einen hattet ihr dieses dreißig Prozentziel worauf ihr hingearbeitet habt und das ist ja am Ende musst du dann wirklich disziplinierter Prozess für Prozess durchgehen und das neu definieren usw.

00:09:40: Ich stelle mir das Schwierig vor, dann parallel so eine Offenheit.

00:09:45: Und es klingt ein bisschen fast nach Spaß wie du es beschreibst auch noch Neues auszuprobieren und die Trends, die man für in fünf Jahren definiert hat zu erkennen.

00:09:58: hey sie sind jetzt schon da wir können das jetzt schon machen.

00:10:00: wir probieren damit etwas.

00:10:02: das stelle ich mir total schwer vor.

00:10:05: also was würdest du sagen?

00:10:06: Was war das wichtigste dass euch das überhaupt gelingen konnte?

00:10:11: Das ist eine sehr gute Frage, weil ich glaube es ist ein Spagat.

00:10:14: Du hast auf der einen Seite wie du selber schon gesagt hast diese komplette oder diese große Projekt-Governance.

00:10:19: also wir haben irgendwas rund fünfzig Projekte hier umgesetzt.

00:10:23: die hatten ein Budget, die hatten einen Timing, die hatte eine Kapperplanung.

00:10:26: das heißt da brauchst du ein hohes Maß an Gleit und Verbindlichkeit aber dass auch gleichzeitig der Himmel für Veränderungen weil mit dieser Klarheit beseitigst du auch ganz viele Unsicherheiten in den Teams.

00:10:38: Also wir haben einen festen Rahmen vorgegeben, wo wir gesagt haben passt mal auf alle die jetzt hier in unserem Projekt mitarbeiten.

00:10:44: In den Teams sind zwei Tage die Woche vom Tagesgeschäft befreit können sich also wirklich in ihren Teams oder auch mit anderen Teams wenn es cross funktionale Themen waren um die Umsetzung ihrer Projekte kümmern, an festen Arbeitstagen.

00:10:57: Die haben in der Regel auch bis auf wenige Ausnahmen hier bei uns vor Ort im Wetzdorf stattgefunden.

00:11:03: So war sichergestellt dass alle zu gleichen Zeit am Ort waren und das wir relativ einfach auch einen Austausch organisieren konnten.

00:11:10: Und physische Anwesenheit ist wichtig.

00:11:12: an dieser Stelle würdest du sagen?

00:11:14: Wir hatten das Thema ja schon mal

00:11:15: Ja ja nicht pauschal.

00:11:17: also wir haben gemerkt Es macht es einfacher, da wo's geht.

00:11:21: Jetzt haben wir natürlich aber auch Kollegen in Teams die sitzen ernaut oder im Süddeutschland.

00:11:25: Wir sind hier ein Wettstauf relativ in der Mitte.

00:11:27: Macht das Sinn einen Kolleginnen und Kollegen einen Tag anreisen zu lassen um einen Tag in dem Projekt mitarbeiten zu lassen Und dann wieder einen Tag rück reisen zu Lassen und dass dann jede Woche definitiv nicht also überall da wo es wo es nicht anders ging Haben wir gesagt wir machen ein Hybridis oder auch ein Remote Team.

00:11:44: Wir hatten auch eine remote teams.

00:11:46: Das war die Seltenheit dass gerade die Teams, die hier vor Ort gearbeitet haben, ich will nicht sagen bessere Ergebnisse geliefert haben aber mehr Spaß bei der Umsetzung hatten.

00:11:57: Weil es passiert ja folgendes, du bist plötzlich in einem crossfunktionalen Team und ich hatte dieses Erlebnis.

00:12:03: Da sitzen zwei Kollegen nebeneinander in einer Projektbesprechung beide seit mehr als zwanzig Jahren im Unternehmen.

00:12:08: die kennen sich auch schon seit mehr than zwanziger Jahre aber die wussten eigentlich nicht was macht der andere jetzt da genau weil den unterschiedlichen Abteilungen gearbeitet haben.

00:12:17: Und dadurch dass wir das für die Teams zusammen gewürfelt und in einen Raum gesteckt haben konnten wir so diese Silos auf jeden Fall ausreichen und durchbrechen Und das hat zu einer ganz anderen Art geführt, wie wir auch heute miteinander zusammenarbeiten.

00:12:29: Das sind glaube ich die zwei Themen, die wichtig sind wenn man sowas plant.

00:12:33: also auf der einen Seite wirklich diese Gleit- und Verbindlichkeit um auch zu sagen, okay wir haben ein definiertes Projektinziel.

00:12:41: Das wird nicht bis zwei Tausend Fünfzig laufen sondern die dreißigste sechste, zwanzig sechsundzwanzig.

00:12:46: nach zwölf Monaten Umsetzung ist Schluss offiziell!

00:12:49: Wir haben eine Quartalsplanung, Projekte laufen immer drei Monate.

00:12:53: also wir haben eine ganz klare Governance, wir haben ganz klere Projektregeln und wir haben auch ganz kläre Anforderungen an die Teams und an die Projektgleiter.

00:13:01: Und auf der anderen Seite schaffen wir aber möglichst viel Freiraum mit diesen zwei Tagen und lassen die Teams so selbst organisiert an ihren Themen arbeiten.

00:13:11: Und Verbindlichkeit, wie habt ihr das bis zum dreißigsten Sechsten gemacht?

00:13:15: Also irgendwie muss man ja... also man kennt das sehr aus diesen Projekten dann macht es vielleicht auch Spaß und es dümpelt dann vielleicht mal hin und dann ist doch wieder ein Mann müsste mal und nimm du ihn ich habe ihn sicher.

00:13:28: oh nein jetzt ist es doch nicht geworden.

00:13:31: Wie seid ihr damit umgegangen?

00:13:34: Also wir haben zuallererst mal mit eurer Hilfe, also auch vielen Dank nochmal Kahn hier in Summe in zwölfhunderten zweiunddresch Projektleiter und Projekte rennen ausgebildet.

00:13:42: Das ist schon mal eine ganze Menge.

00:13:43: das heißt wir haben es wirklich geschafft auch Projektmanagement Kompetenz hier im Unternehmen aufzubauen.

00:13:49: Dann haben wir tatsächlich eine Sprintplanung gemacht und wir haben gesagt, wir arbeiten in Quartalszyklen.

00:13:54: Und ein Sprint dauert immer vier Wochen.

00:13:56: Nach vier Wochen gibt es eine Ergebnispräsentation.

00:13:59: Das heißt nicht dass ein Projekt nach vier Wochen fertig sein muss.

00:14:01: Es war auch okay zu sagen ich habe noch vier Wochen Blocker identifiziert und ich muss erst andere Themen intern regeln.

00:14:08: aber die Ergebnispräsentation hat vor den Projektsponsoren und zwar vor allem und auch vor der Management stattgefunden.

00:14:13: Das heißt, da war eine relativ große Gruppe an Projekt Beteiligten aber auch an Entscheidern in einem Raum.

00:14:20: Und wir haben darüber gesprochen was läuft gerade gut im Projekt?

00:14:23: Wo braucht es vielleicht doch Unterstützung aus einem anderen Bereich?

00:14:26: wo sind vielleicht irgendwelche Wände oder Türen die wir einreißen oder aufmachen müssen um tatsächlich dann am Ende des Quartals den gewünschten Projekt erfolgt zu haben.

00:14:37: Das ist dann wieder dieses Thema Verbindlichkeit.

00:14:39: Also wir haben sehr, sehr hohe Transparenz gehabt.

00:14:41: auf der einen Seite Richtung Management also die Projekte waren ordentlich geplant was Projektleitungen angehen, was Kapazitäten angängen auch das Budget angingen.

00:14:49: Wir haben Business Cases zum Beispiel erstellt wenn wir irgendwelche größeren Investitionen geplant haben.

00:14:53: die wurden dann auch von der Geschäftsleitung priorisiert und freigegeben.

00:14:57: Und auf der anderen Seite haben wir aber auch die Transparens ich sag mal intern zur Belegschaft geschafft Indem wir regelmäßig interaktive Fragen umrunden organisiert haben, wo alle Mitarbeiter zusammengekommen sind und Fragen zum Projekt vortritt stellen konnten.

00:15:10: Wir haben Podcasts ins Leben gerufen, wo wir regelmässig auch mit den Projektleitern darüber berichtet haben.

00:15:15: was passiert eigentlich gerade im Unternehmen?

00:15:17: Was bedeutet das Projekt jetzt möglicherweise für meinen Arbeitsbereich, für mein Team?

00:15:23: Und wir haben, ich sag mal kleine informale Runden gemacht.

00:15:25: Wo wir uns einfach dann mit interessierten oder auch mit Projektteams getroffen haben und daran gearbeitet haben wie wir Widerstände beseitigen und vielleicht irgendwelche Unklarheiten klären können.

00:15:33: Ja,

00:15:35: Wahnsinn!

00:15:35: Ich

00:15:35: glaube dass das... Total wichtig, der Punkt ist den du gerade ansprichst.

00:15:39: Also wir hatten sehr viele Teams die wirklich viel Spaß hatten also uns hat es auch wirklich viel spaß gemacht bei euch zu sein und bei den teams irgendwie mit dabei zu sein.

00:15:48: Es gab aber natürlich auch mal Stimmen wo man gemerkt hat ah da sind jetzt echt Unsicherheiten gerade vorhanden.

00:15:57: Gerade als es in die Umsetzung auch ging, erinnere ich mich an eine oder andere Situation wo es dann vielleicht doch schwierig war die Dinge loszulassen.

00:16:06: Wo man einfach unsicher war.

00:16:08: kann ich das jetzt tatsächlich selbst entscheiden weil ich habe das vorher immer mit meiner Vorgesetzten abgestimmt und ja ich weiß dass ist eigentlich der richtige Weg.

00:16:16: aber was passiert wenn nicht was verkehrt macht?

00:16:18: also auch das gehört ja total dazu.

00:16:22: weiß, das ist jetzt gerade der richtige Weg fürs Unternehmen.

00:16:26: Aber ob es dann für mich persönlich auch gut anfühlt, ist ja noch mal eine andere Sache.

00:16:31: und ich glaube was da auch nochmal entscheidend war, du hast eben schon mal kurz angesprochen, war zum einen die Sponsoren.

00:16:39: Das war so ein bisschen auf der Management-Ebene jemanden den wir quasi immer pro Projekt oder Pro Team benannt haben die eben auch so Rückendeckung gegeben haben, wenn es dann mal irgendwie kritisch wurde.

00:16:53: Aber auch ihr als Core-Team.

00:16:55: Stefan habt da glaube ich total viel zu beigetragen.

00:16:59: Wenn mal Unsicherheiten aufgekommen sind das sie einfach wussten dass ihr jederzeit irgendwie erreichbar seid und permanent bei den Teams mit dabei wart.

00:17:08: Welche.

00:17:08: kannst du da nochmal zwei Sätze zu sagen?

00:17:11: Du hast Core Team gerade angesprochen, weil ich möchte ganz kurz erklären was das ist also wir In der Theorie sechs Hauptprozesse oder sechs Wirtschaftungsbereiche identifiziert.

00:17:20: Wo wir gesagt haben, das sind jetzt, sag mal, Streams die wir bearbeiten wollen und zu jedem dieser Wertschöpfung Bereiche haben wir einen Core Team Mitglied bestimmt.

00:17:30: als Beispiel es gab ein Core Team-Mitglied für den Vertrieb also für alle Kundenthemen Es gab einen Core Timitglid für Marketing aber eben auch für Operations wenn es dann um so was wie Produktmanagement etc.

00:17:40: ging Das heißt Da hat mir auf der einen Seite fachliche Ansprechpartner für die Teams.

00:17:45: Also wenn es dann wirklich darum ging auch, du hast das eben gesagt zu klären darf ich das überhaupt?

00:17:51: Also da auch so die Rückendeckung zu geben und auch das Ownership einzufordern von den Projektleitern ja!

00:17:57: Das ist dein Projekt.

00:17:58: also natürlich bist du nicht ausschließlich ergebnisverantwortlich sondern das sind wir als Core Team auch.

00:18:03: Aber du bist der Experte oder die Expertin und du darfst entscheiden, wie das am besten für dein Team umzusetzen hast.

00:18:09: Das war definitiv eine Unsicherheit, die wir nehmen konnten.

00:18:11: also einfach sicherstellen dass das Rückendeckung da ist die zu eskalieren sind, tatsächlich dann auch in einer kleinen Gruppe besprochen werden konnten.

00:18:23: Und alle Projektleiter, auch die Sicherheit hatten.

00:18:25: da ist ein Team.

00:18:26: auf das kann ich mich verlassen und wenn's Probleme gibt wussten sie mal Sie können mich anrufen oder ihren Core-Teamparten ansprechen und das finden wir relativ schnell und pragmatisch eine Lösung für das Problem.

00:18:34: Das zweite... ...und dass aber auch ein ganz menschliches Thema gewesen wäre, wenn wir bei Unsicherheit sprechen.

00:18:39: jetzt arbeitest du in einem Projekt wo es zum Beispiel um eine Einführung der neuen Software geht und während du daran so Arbeitest und den Businessplan erstellt Willst du fest, hoi?

00:18:47: Also wenn wir das machen dann braucht es mich vielleicht morgen gar nicht mehr.

00:18:51: Weil dann habe ich mein Job mal schön selber weg rationalisiert und da kam natürlich prächtig derweise auch immer wieder die Frage was passiert denn mit mir als Person?

00:19:01: Wenn wir das jetzt hier umgesetzt haben?

00:19:03: Braucht's dann mich überhaupt noch?

00:19:05: Und

00:19:06: auch hier ganz wichtig die Ehrlichkeit und die Klarheit zu geben und nicht einfach sagen ja klar wirds dich morgen noch brauchen Wir müssen mal gucken was du dann machst sondern auch herzlichen und zu sagen, ja ich weiß deine Rolle wird sich verändern.

00:19:18: Aber wir arbeiten jetzt mal an einem neuen Prozess und dann finden hier auch für dich einen Platz in dieser Rolle beziehungsweise du hast die Möglichkeit jetzt hier im Projekt das auch mitzugestalten.

00:19:28: wie siehst Du denn deiner Arbeit morgen?

00:19:31: Und das nimmt dir natürlich nicht komplett die Unsicherheit.

00:19:34: aber du hast das Gefühl in so einer Transformation, in so einem Veränderungsprozess dass du mitgestalten kannst und das ist motivierend.

00:19:41: auf jeden Fall.

00:19:42: Wie

00:19:42: gelingt es einem, dass man die erkennt?

00:19:44: Also

00:19:46: im besten Fall ist es ja so das wie du beschreibst.

00:19:49: Jemand so offen damit umgeht und sagt Achtung!

00:19:52: Ich glaube ich merke da gerade, dass mir warm wird.

00:19:56: aber wie vielen wird warm und sagen das gar nicht.

00:20:01: Wenn dich natürlich jemand direkt anspricht, das immer am einfachsten.

00:20:04: Also wenn ich jemand anrufe und sage, du.

00:20:06: Ich habe da mal eine Frage.

00:20:07: Wir hatten heute interaktive Fragerunde.

00:20:09: ist mein Name auf irgendeiner Liste?

00:20:11: Die Fragen gab es ja.

00:20:12: klar

00:20:13: die Gespräche sind nicht einfach aber das natürlich am einfachsten weil du sofort erkennst er macht sich gerade jemals Sorgen um seinen Job.

00:20:19: genau die die Nicht-Projektiv kommunizieren Das sind die wo du möglicherweise nach Herausforderung hast und dann musst Du einfach enger im Team sein Und doch immer wieder schauen.

00:20:28: Ist da vielleicht jemand, der sich zurückzieht?

00:20:30: Also der nicht mehr mitdiskutiert.

00:20:32: Der vielleicht weniger motiviert ist oder weniger für das Thema brennt als nach dem Anfang... ...der sich so nach innen kehrt oder auch nicht nur die gute Laune hat wie er sie am Anfang vielleicht hatte also es einfach ganz wichtig wirklich am Puls zum Team zu sein und auch regelmäßig das Gespräch mit den Kollegen und Kolleginnen zu machen.

00:20:52: Und das haben wir auf der einen Seite als Core-Teammitglied gemacht.

00:20:55: Das habt auch ihr gemacht, Kamen in der Begleitung von den Teams und ihr seid regelmässig reingegangen, auch als Externer um mal zu schauen wie es dann eigentlich die Stimmung ist und da kriegt ihr auch nochmal ein anderes Feedback als vielleicht ein Teamleit oder eine Führungskraftdienstteam geht.

00:21:09: aber dadurch dass wir uns auch regelmäßig ausgetauscht haben und darüber gesprochen haben wo gibt's denn vielleicht Unsicherheiten?

00:21:15: Welche Themen müssen wir denn auch in den Teams platzieren Um für mehr Sicherheit zu sorgen, die Unsicherheit wirst du natürlich nie in so einem Prozess hundertprozentig beseitigen können.

00:21:24: Aber was musst du kommunizieren um eine möglichst hohe Klarheit auch für die Teams sicherzustellen?

00:21:30: Weil wenn Widerstände entstehen dann entstehen die oft nicht weil es irgendeine Veränderung gibt, die entstehen weil irgendwelche Unklarheiten da sind.

00:21:39: und wenn Du weißt warum Du etwas machst und wofür Du etwas machst Dann bist Du ja viel eher bereit den Weg mitzugeben.

00:21:46: Was ich zum Beispiel auch cool fand, war das ein Team.

00:21:49: Die hatten einen Projektraum wo sie eben die zwei Tage die Woche zusammengekommen sind.

00:21:54: Sie hatten außen so'n Schild an ihrem Tür gehängt, worauf stand auch wenn die Tür zu ist Wir arbeiten hier gerade am Fit for Future kommt gerne jederzeit rein Wenn ihr eine Frage habt irgendwas wissen möchtet.

00:22:06: wir machen hier nichts quasi im stillen Kämmerlein Sondern ihr könnt uns alles fragen.

00:22:11: Und das macht es natürlich auch noch einfacher, als vielleicht jetzt seinen Vorgesetzten zu fragen oder vielleicht dein Core-Teammitglied oder uns vielleicht, sondern tatsächlich die Projektteam selbst da einfach mal anzuklopfen und mal zu fragen, woran arbeitet ihr gerade eigentlich?

00:22:29: schöne Idee.

00:22:30: Ich meine, im Ende geht es darum so transparent wie möglich zu sein und trotzdem auch unsicher halten ein Stück weit aushalten zu müssen weil wie Stefan schon gesagt hat du kannst das gar nicht komplett vermeiden.

00:22:43: Ja Stefan wenn du dir jetzt vorstellst du wärst bei diesem ganzen über dieser ganzen Reise nicht teil dessen gewesen und dabei gewesen hättest was weiß ich einen Zerbettiker gemacht wo auch immer du das gerne gemacht hattest und würdest jetzt wieder zu Schäfer Shop kommen Was würde dir auffallen, was hat sich verändert?

00:23:04: Es hat sich viel verändert in den letzten Monaten.

00:23:07: Tendenziell würde ich sagen... Also das du auf jeden Fall merkst wenn du reinkommst die Art und Weise wie wir miteinander arbeiten also auch speziell zwischen den Teams und übergreifend Die hat sich verändert.

00:23:18: Da sind ganz viele neue Connections entstanden da haben sich viele Kollegen, Kolleginnen miteinander vernetzt die vielleicht vorher nicht so einen engen Kontakt hatten.

00:23:26: Das ist auf jeden fall ein sehr sehr positives Zeichen.

00:23:29: Wir merken heute schon, wir sind viel viel digitaler geworden in dem was wir tun.

00:23:33: Also wir haben tatsächlich an unseren Prozessen gearbeitet und auch wenn noch nicht alles umgesetzt ist von den Themen die wir uns vorgenommen haben, wir merken aber – und wir sehen auch da gibt es erste Fortschritte – also ein tieferes Verständnis darüber langt.

00:23:50: für wen machen wir das eigentlich?

00:23:52: Weil wir ja nicht nur sagen mal an Prozessthemen gearbeitet haben sondern auch an Themen gearbeitet.

00:23:58: Wer ist denn überhaupt unser Zielkunde?

00:23:59: Was sind unsere USP, was sind so Hygiene-Faktoren die wir sicherstellen müssen damit sich unsere Kunden bei uns wohlfühlen?

00:24:07: und zum einen ist dieser Team übergreifende Zusammenarbeit in den Fokus gerückt.

00:24:12: also wo wir jetzt auch immer fragen hey gibt es hier jemanden im anderen Bereich für denen das auch spannend sein könnte.

00:24:18: Das hat früher nicht automatisch dort gefunden.

00:24:21: Der Kunde hat heute viel mehr einen Platz am Tisch in irgendwelchen Meetings und in irgendwelschen Workshops, als es vorher schon hatte.

00:24:29: Genau das würde ich sagen sind die wesentlichen Punkte.

00:24:31: Das könnte man theoretisch auch direkt nehmen als Ratschlag.

00:24:34: also wenn ich jetzt rausgesagt cool Stefan und Carmen haben wir ein bisschen was von Fit for Future erzählt.

00:24:40: was wäre der Ratschlag an andere Unternehmen?

00:24:44: dann sind das schon mal ganz gute Hinweise

00:24:46: Genau, also als Ratschlag auf jeden Fall vorab.

00:24:49: Ich glaube sich genug Zeit für die Planung zu nehmen tatsächlich auch ein sauberes Fundament aufzubauen auch gerne mit einer externen Unterstützung.

00:24:57: ihr habt uns da sehr geholfen mit eurer Perspektive dann nach der Planung tatsächlich aber auch in die Umsetzung zu gehen und bei der Umsetzung ganz wichtig für quick wins zur Sorgung.

00:25:07: Also, quick wins bedeutet wir haben erst mal die Themen also die low hanging foods abgearbeitet.

00:25:13: Wo wir sehr schnell kommunizieren konnten hey da hat sich was getan und wo auch die Mitarbeiter in den Teams tatsächlich im Prozess auch gearbeitet haben festgestellt haben hey keine Ahnung jetzt habe ich fünfzehn Minuten Zeit am Tag gewonnen weil ich eine Sache anders mache oder vielleicht doch nicht mehr machen muss die Feuerstadt gefunden hat ja Also Quickwinds.

00:25:31: als zweite Empfehlung und als dritte Empfehlungen ist tatsächlich sicherstellen, dass eine Verstetigung stattfindet von den Prozessen die eingeführt werden.

00:25:40: Weil das ist ein Thema, was wir von Anfang an hatten.

00:25:42: Wir haben hier sehr viele Kollegen, die nicht vom Anfang an aber schon seit zwanzig dreißig Jahren im Unternehmen sind und die haben für alles, was hier passiert auf jeden Fall noch irgendwo einen Prozess in der Schublade.

00:25:53: also wenn ein neuer Prozess dann vielleicht nicht von Anfang sofort reibungslos funktioniert, dann gibt es irgendwo ein Backup Und das muss man jetzt sehr, sehr sauber beobachten.

00:26:01: Weil du willst dir, dass die neuen Prozesse tatsächlich ins Leben kommen?

00:26:04: Das heißt es ist nicht damit getan, einfach herzugehen und zu sagen hier ist der neue Prozess viel Spaß bei der Umsetzung sondern auch dann darüber hinaus und das machen wir jetzt auch über das Projekt in den Haus wie Teams begleiten und unterstützen und sicherstellen, dass das was sie erarbeitet haben tatsächlich auch am Leben bleibt.

00:26:19: Ja cool!

00:26:21: Richtig spannend.

00:26:21: vielen Dank für die ganzen Einblicke.

00:26:24: Ja und wie immer hätten wir glaube ich noch zwei Stunden weiter sprechen können.

00:26:28: Ich auch.

00:26:29: Selbst

00:26:29: wenn ich selbst dabei war, ist es immer noch mal schön!

00:26:33: Vielen Dank Stefan.

00:26:35: Danke

00:26:35: euch.

00:26:36: Dass du uns dann nochmal mitgenommen hast auf die Reise und ja vielleicht ergibt sich das nochmal für ein nächstes Thema dass wir das nochmal mit dazu kommst würde ich mich auf jeden Fall freuen.

00:26:48: Ja ich mich auch immer gerne.

00:26:50: Cool vielen

00:26:52: Dank.

00:26:53: Dann hören und sehen wir uns.

00:26:55: Genau, bis bald!

00:26:56: Bis bald!

00:27:03: Und falls ihr gerade selbst irgendwo eine Schublade mit einem alten Prozess habt wisst ihr was zu tun ist?

00:27:08: Abonniert Shift Happens lasst uns eine Bewertung da und erzählt gerne jedem davon dem das vielleicht gerade weiter helfen würde.

00:27:14: Bis zur nächsten Folge.